6 шагов для получения справки с иными сведениями из ЗАГС

Запрос справок с иными сведениями в ЗАГС – база генеалогического исследования. Чаще всего новичкам советуют начинать именно с этого шага. Но есть ряд нюансов в процессе, с которыми генеалогу в начале пути разобраться сложно. Мы составили дорожную карту запроса справки с иными сведениями в ЗАГС и попробуем разобраться вместе.

Актовые книги ЗАГС – книги регистрации актов гражданского состояния, ведутся органами ЗАГС с 1918 года.

ЕГР ЗАГС – единая для всех регионов электронная база данных «Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния». Содержит сведения о событиях с 1926 года по настоящее время.

Метрические книги – книги для фиксации рождений, браков, смертей, которые велись приходскими церквями с начала XVIII века до принятия декрета от 18.12.1917 «О гражданском браке, о детях и о ведении книг актов состояния».

Событие – рождение, бракосочетание, смерть, а для актовых книг ЗАГС также и развод. Мы не говорим в статье об усыновлении, так как порядок получения сведений несколько иной.

Справка с иными сведениями – справка, выданная органом ЗАГС, содержащая иные сведения. Перечень иных сведений менялся с течением времени, содержит дополнительные сведения о самой персоне, о которой сделана запись, или о заявителях (место работы, место рождения и т.д.).

Необходимо хотя бы примерно понимать год события, которое мы ищем:

• Событие произошло до 1918 года включительно – ищем метрические книги в фондах регионального архива. Рождения, браки, смерти фиксировались в метрических книгах (мусульманские и иудейские метрические книги содержат также раздел о разводах). Метрические книги в церковных приходах велись до 1918–1921 годов. Затем регистрация актов гражданского состояния осуществлялась отделами ЗАГС местных органов в связи с утверждением 18 декабря 1917 года декрета «О гражданском браке, о детях и о ведении книг актов состояния». В некоторых регионах метрические книги велись до 1930-х годов. Стоит проверить конкретный приход.
• Событие произошло в период с 1919 по 1926 год – необходимо проверить наличие актовых книг ЗАГС и в региональном архиве, и в органе ЗАГС по месту регистрации события. Актовые книги ЗАГС хранятся в органах ЗАГС в течение 100 лет со дня составления записей актов гражданского состояния (п. 1 ст. 77 143-ФЗ). На практике передача книг затягивается, т.е. актовые книги, которым уже 101 год, могут еще находиться на хранении в органах ЗАГС.
• Событие произошло после 1926 года, данные о событии внесены в ЕГР ЗАГС.

Если событие произошло после 1926 года, переходите к Шагу 2.

Для всех регионов, кроме Москвы и Подмосковья, прием граждан по вопросам выдачи справок осуществляет ЗАГС по месту жительства.

С 2021 года в Москве функции органов ЗАГС переданы в МФЦ. В части Подмосковья уже действует порядок, аналогичный московскому.

Сотрудники работают в системе ЕГР ЗАГС. В ЕГР ЗАГС внесена информация из бумажных актовых книг с 1926 года, но только основные сведения. Для получения иных сведений необходимо довнести их из бумажной актовой книги, которая хранится в органах ЗАГС по месту регистрации события.

Важно!
На сайте Госуслуги вы можете только:
– записаться на прием в МФЦ или ЗАГС по месту жительства;
– получить справку без иных сведений (то, что есть на данный момент в ЕГР ЗАГС).

После того, как вы обнаружили себя в определенном месте нашей необъятной родины и знаете, какой орган уполномочен выдавать вам справки с иными сведениями, необходимо ответить себе на следующий вопрос: знаете ли вы, где именно было зарегистрировано искомое событие?

Если вы не знаете, где именно было зарегистрировано событие, переходите к Шагу 3, если место регистрации события известно – к Шагу 5.

Куда обращаться: для москвичей и жителей Подмосковья – в МФЦ; для жителей других регионов РФ – в ближайший орган ЗАГС по месту жительства.

Если вы не знаете, где произошло и зарегистрировано событие, необходимо обратиться в МФЦ/орган ЗАГС и уточнить наличие в ЕГР ЗАГС актовой записи и место ее регистрации. Не берите справку сразу: она не содержит иные сведения.

Если удалось найти актовую запись и теперь вам известно, где именно было зарегистрировано событие, переходите к Шагу 5, если запись не нашли – к Шагу 4.

Бывает, что запись в ЕГР ЗАГС не найдена. Возможные причины:

• Ваши предки действительно не регистрировали событие в органах ЗАГС. Смута и поруха до середины XX века накладывают отпечаток и на сохранность актовых книг, и на возможность предков регистрировать события в официальных органах. Если вы собираете пакет документов для подтверждения родства, попробуйте заменить ненайденную запись косвенными источниками, в которых указан состав семьи: похозяйственные и домовые книги, личные дела с мест работы и учебы и т.п. По закону при отсутствии документов из ЗАГС для установления родства необходимо обратиться в суд, но встречается практика, когда косвенных источников может быть достаточно, чтобы получить документы в той или иной организации. Здесь вам на руку может сыграть человеческий фактор.
• Событие зарегистрировано позже даты, когда оно фактически произошло. Чаще всего такая ситуация встречается в части заключения браков. В молодом Советском Союзе возможно было совместное проживание без официальной регистрации: брак церковный отменили, а нравы были свободными. В таком случае стоит поискать восстановленную запись акта гражданского состояния или расширить диапазон периода поиска на более поздние годы. Такие записи вносились, например, перед назначением пенсии одному из супругов.
• Искажение в написании фамилии, имени, отчества. В данном случае результат зависит от упорства сотрудника МФЦ/органа ЗАГС в желании вам помочь: ему придется перебрать все возможные варианты. Если ничего не получилось с одним сотрудником, не отчаивайтесь, возможно, получится с другим, или в процессе поисков вы узнаете, например, еще один вариант фамилии, с которой записывалась искомая персона.
• Запись о событии находится во втором экземпляре актовой книги. Актовые книги ведутся в двух экземплярах: один находится непосредственно в органе ЗАГС по месту регистрации записи, второй передается в управление ЗАГС, расположенное в региональном центре. Записи в первом и втором экземплярах могут не только дополнять друг друга, но даже друг другу противоречить: играют роль человеческий фактор и ошибки при копировании вручную из одного экземпляра в другой. Существует практика, когда оба экземпляра сформированы в одну книгу и невозможно распознать, где первоначальная запись, а где копия. Это создает проблемы для сотрудников при внесении сведений в ЕГР ЗАГС. В республиках, где для ведения документации использовались два языка, один экземпляр заполнялся на языке оригинала (к примеру, татарский, старотатарский), а другой – уже в переводе на русский, и, как правило, все изменения вносились лишь в один экземпляр, иногда делая его трудно читаемым. Поэтому, если запись не нашли, можно попробовать обратиться в управление ЗАГС региона для поиска второго экземпляра актовой книги и записи в ней.

Куда обращаться: для всех – в орган ЗАГС по месту регистрации события.

Необходимо связаться с органом ЗАГС по месту регистрации события и попросить внести иные сведения в базу ЕГР для дальнейшего получения справки с иными сведениями. По закону МФЦ/орган ЗАГС должен самостоятельно запросить внесение данных сведений в ЕГР ЗАГС. На практике быстрее получается, когда вы сами запрашиваете внесение, и уже после идете лишь за получением справки с иными сведениями.

Предпочтительный способ связи: письмо на электронную почту или по Почте России, с уточнением в дальнейшем факта принятия письма в работу. Также возможен вариант, когда вашу заявку примут просто по звонку. Дождитесь подтверждения факта внесения информации из бумажной актовой книги в ЕГР ЗАГС.

После подтверждения от органа ЗАГС факта внесения записи в ЕГР ЗАГС переходим к Шагу 6.

Куда обращаться: для москвичей и жителей Подмосковья – в МФЦ; для жителей других регионов РФ – в ближайший орган ЗАГС по месту жительства.

Поздравляем, вы на финишной прямой. Осталось только получить долгожданную распечатку справки из ЕГР ЗАГС в МФЦ/орган ЗАГС.

В следующей статье поговорим о том, какой пакет документов необходим для получения справки с иными сведениями из ЕГР ЗАГС.

Расскажите историю своих близких на страницах Familio: кто они и какие важные события происходили в их жизни. К примеру, в карточке персоны можно отметить события «Рождение», «Брак», «Смерть», указать дату и место. Добавляйте записи о ваших людях, их фотографии, подписывайтесь на исследуемые населенные пункты, фамилии. Находите единомышленников, которые интересуются тем же, что и вы.