Про генеалогию

Как искать информацию во всех архивах сразу

Рассказываем, как устроена база архивных документов Familio и что можно в ней найти 12.08.2021 5 мин. чтения

Как искать информацию во всех архивах сразу

Коллаж Павла Гончарова

База архивных документов Familio позволяет искать информацию сразу по всем архивам, добавленным в систему. Рассказываем, как работать с базой «Архивные документы» и что можно в ней найти.

Есть ли в базе Familio сканы архивных документов?

«Архивные документы» — это база данных заголовков фондов, описей и дел, иначе говоря, фондовый каталог, в котором объединены документы из разных архивов. В этом разделе можно вести поиск сразу по всем архивам, добавленным в систему, в быстром и удобном интерфейсе. Это позволяет находить информацию в неожиданных местах, опираясь на указания населенных пунктов.

Сами документы хранятся в архивах — часть из них может быть оцифрована и выложена на сайтах архивов, но чаще всего это бумажные дела. В сервисе Familio для каждого документа указано, в каком именно архиве он хранится, даны контакты этого учреждения, чтобы пользователи могли отправить туда запрос или поработать в читальном зале самостоятельно.

Зачем это нужно, если есть сайты архивов?

  • В сервисе Familio поиск ведется по всем архивам сразу. Система объединяет всю информацию об архивных материалах в единую базу данных. Для более точного поиска пользователь может настраивать параметры запроса. Например, можно выбрать вид документов: метрические книги, ревизские сказки или исповедные ведомости, что очень важно для генеалогического поиска. Благодаря найденной на Familio информации пользователи смогут составить наиболее точный запрос в архив и получить ответ.
  • База данных документов по всей России позволяет пользователям делать неожиданные находки. Например, пользователь из Самары, который только начинает заниматься историей своей семьи, может даже не догадываться, что материалы по выкупу крестьян деревни его предков хранятся в Российском государственном историческом архиве в Санкт-Петербурге, а дело о службе его деда в советском учреждении в 1920-е годы может оказаться в Российском государственном архиве экономики в Москве. Наша система позволяет найти эти дела, просто введя название населенного пункта или фамилию.
  • Поиск на сайтах архивов работает по-разному. Иногда сайты архивов закрываются или меняют систему поиска, и информация становится недоступной.
  • Архивные документы в Familio связаны с населенными пунктами и приходами. На сегодняшний день эта связка реализована для Вологодской, Костромской области и Татарстана. Благодаря этому на странице ревизской сказки можно видеть деревни, которые в ней переписаны, а на странице метрической книги — приходы, которые содержатся в этом деле. Также на странице населенного пункта, по которому есть документы в базе Familio, будет отображаться их список с архивными шифрами.
  • Пользователи могут указывать архивные документы во вкладке «Источники» на странице любой персоны Familio, подтверждая внесенную в профиль человека информацию. Страницы людей, на которых указаны источники из архивных документов, показываются и на странице архивного документа.
  • Во вкладке «Обсуждение» можно задавать другим пользователям и администрации Familio вопросы о найденном документе или выкладывать полученную из него информацию.
  • Страницы фондов, описей и дел, где может быть полезная для вас информация, можно добавить в закладки — так вы будете получать уведомления о них.

Откуда вся эта информация у Familio?

Мы используем открытые архивные базы. Вся общедоступная информация переработана и приведена под формат нашей базы данных, чтобы обеспечивать более удобный поиск, а по отдельным регионам с помощью местных историков и краеведов также связана с населенными пунктами и приходами.

Как работать с разделом «Архивные документы»?

Поиск

Вы можете ввести поисковый запрос, а потом сузить его фильтрами, если результатов будет слишком много. Вы можете ввести:

  • Фамилию и имя или только фамилию родственника — иногда так можно найти его личное дело, а иногда узнать всю историю его взлетов и падений. Если ваши предки были крепостными, в строку поиска можно вводить фамилию их владельцев — так можно найти ревизские сказки или описи их имущества, включая крепостных.
  • Населенный пункт — так можно найти по нему генеалогические источники и различные дела, где могут упоминаться ваши родственники. Вводить в поиск можно и название волости, куда входил населенный пункт ваших предков, название приходской церкви (узнать волость и приход во многих случаях можно на странице самого населенного пункта во вкладках «Справочники» и «Приходы»).

В основу системы заложен морфологический поиск, благодаря чему по запросу «Ивановка» найдется, например, и фонд Ивановского волостного исполкома.

Просмотр материалов конкретного архива

Например, вас интересует Центральный государственный исторический архив Санкт-Петербурга. Вы можете выбрать в фильтрах страну, регион и конкретное учреждение. Далее можно:

  • Искать только по фондам этого архива
  • Выбрать или ввести в фильтрах номер конкретного фонда и смотреть описи и список дел этого фонда.
  • Проверить, есть ли в базе данных Familio среди документов этого архива метрические книги.

Могу ли я дополнить базу данных или исправить неточности?

Вы можете написать более точные данные, которые у вас есть, в обсуждении (мы читаем и обрабатываем все комментарии) либо отправить письмо в службу поддержки Familio, указав необходимые исправления (обязательно указывайте ссылку на страницу или архивный шифр).

Материалы каких архивов есть в сервисе Familio?

На схеме показано, данные каких архивов добавлены в сервис. Сейчас у нас есть три уровня детализации данных.

  1. Добавленные фонды, описи, дела и документы привязаны к населенным пунктам (в этом случае, кроме перечисленного выше, можно посмотреть, например, по каким населенным пунктам есть ревизские сказки в том или ином деле, также архивные дела доступны на вкладке «Источники» страницы населенного пункта).
  2. Добавлены фонды, описи, дела и документы (в этом случае все заголовки дел участвуют в поиске, как это было описано выше, возможен просмотр отдельных описей).
  3. Добавлены только фонды архива (это позволяет, например, уточнить, есть ли в архиве фонд, содержащий метрические книги, и проверить его номер).

Также контактные данные всех архивов (включая те, которые пока не добавлены в разделе «Архивные документы») можно посмотреть в разделе «Адреса организаций» в нашей Базе знаний.

Я нашел документ о своей семье, что дальше?

На странице каждого фонда, описи и дела есть вкладка «Контакты архива». Там указан его адрес и телефон, а также сайт и email. Рекомендуем вам сделать следующее:

  1. Составить запрос в соответствии с нашими рекомендациями, указав, какую именно информацию вы запрашиваете (например, запись о рождении вашей прабабушки), из какого документа (если это метрическая книга, которую вы нашли у нас на сайте, приведите ее архивный шифр и название, например: ГУ ГАТО ф. 93, оп. 2, д. 997 «Метрическая книга церкви записи рождения с. Волчья Дуброва Чернского у.») и что вы хотите получить (архивную справку с выпиской или копию записи).
  2. Если у архива указан email, можно отправить запрос в электронном виде, если нет, нужно отправлять при помощи обычной почты. Убедитесь, что указали полное ФИО и домашний адрес — без этого запрос не смогут зарегистрировать и исполнить.
  3. Спустя некоторое время после отправки позвоните в архив, убедитесь, что письмо дошло, и уточните срок исполнения (обычно это календарный месяц, но в некоторых случаях возможно и дольше).
  4. Когда архив пришлет вам счет или квитанцию на оплату, оплатите ее по приведенным там реквизитам (важно указать их все, иначе ваш платеж может не дойти). Чек об оплате отправьте в архив.
  5. Дождитесь получения ответа и проверьте, прислали ли вам то, что вы запрашивали, или произошла какая-то ошибка.
  6. Поздравьте себя, вы сделали важный шаг и продвинулись в изучении своей родословной! Пора планировать новые шаги и отправлять новые запросы.