Генеалогия

В ЗАГСах о нас знают гораздо больше, чем мы думаем

Как правильно туда обратиться, чтобы получить больше информации о родственниках? 18.01.2021 5 мин. чтения

В ЗАГСах о нас знают гораздо больше, чем мы думаем

СССР, Ленинград, 1978 г. Торжественный акт регистрации Лены Алексеевой.
Юрий Белинский/Фотохроника ТАСС

Принято считать, что в ЗАГСе можно регистрировать события и получать свидетельства об этом. На самом деле, кроме того, что ЗАГСы выдают людям необходимые документы, они хранят гораздо больше сведений, которые мы никогда не видим в выданных бумагах. Любой человек может узнать эти сведения, если юридически грамотно составит запрос. Полученная информация может пригодиться тем, кто исследует свою родословную. Familio.media вместе с юристом и генеалогом Натальей Сарченко разбирается, что можно узнать в ЗАГСе о своих родных и как это сделать.

Что регистрирует ЗАГС?

18 декабря 1917 года Совнарком РСФСР принял декрет «О гражданском браке, о детях и о ведении книг актов состояния» — с этого момента появляется новая система. Рождение, смерть и брак перестают регистрировать в церквях, создается государственный орган ЗАГС: «В нем отныне регистрируют рождение, брак, расторжение брака, усыновление, перемену имени, установление отцовства и смерть. Во вновь образованные органы ЗАГСа предписывалось передать метрические книги из церквей. Церковь была отстранена от регистрации актов и ведения метрических книг», — рассказывает Наталья Сарченко.

«Реформы не происходят за один день. Была разрушена система, ставшая частью народной культуры. И население, особенно в отдаленной местности, не принимало новую систему. Люди часто не регистрировали события в ЗАГСах, особенно это касалось смертей, — говорит Наталья Сарченко, — в результате мы сегодня не можем найти сведения. Позднее было законодательно закреплено, что заявление о событии должно быть сделано не позже, чем через три месяца, иначе налагался штраф. Привлекался ли ваш предок за пропуск срока, можно понять, сопоставив в свидетельстве или справке дату события и дату актовой записи».

За 103 года существования органов ЗАГСа законодательство менялось десятки раз. Деятельность сотрудников по регистрации актов состояния регламентировали инструкции, которые четко определяли, какие сведения должны вноситься в актовые книги. Актовые записи с 1917 до 2018 года велись на бумажных носителях в двух экземплярах: первый бланк оставался по месту регистрации, а второй передавался в архив ЗАГСа по области. Интересно, что в 20-е годы XX века вторых экземпляров не делали, потому что государство не могло обеспечить ЗАГСы бумагой.

Что можно получить, обращаясь в ЗАГС?

В ЗАГСе, Узбекская ССР, 1920-е. Георгий Зельма/МАММ/МДФ/russiainphoto.ru

В ЗАГСах можно получать не только свидетельства о регистрируемых там событиях, но и справки. Справка по содержанию может быть намного информативней, чем свидетельство, поэтому исследователей родословной интересует именно она: «Свидетельства — это привычные для нас цветные документы, в которые вносится определенный объем сведений. А форма справки позволяет сотруднику ЗАГСа внести  дополнительные сведения из актовой книги. Первая часть справки — обязательная, а вторая содержит графу «иные сведения» — именно туда сотрудник внесет информацию из актовой книги при условии, что она была записана там изначально», — комментирует Наталья Сарченко. Например, из справки о смерти можно узнать род занятий умершего, его семейное состояние, возраст на момент смерти и пр. А из справки о рождении можно узнать, кем работали родители, их возраст, постоянное место жительства.

Как правильно оформить запрос в ЗАГС, чтобы получить максимум информации?

Чтобы получить справку, нужно грамотно сформировать запрос в ЗАГС. Информация из обязательной части справки предоставляется всегда, а то, что относят к иным сведениям, сотрудник не напишет без специальной просьбы: «Минюст утвердил форму заявления в ЗАГС и форму справок, а также прописал Правила заполнения справок  — там сказано, что если заявитель хочет получить иные сведения из актовой книги, он должен прописать, какие конкретно иные сведения его интересуют», — говорит Наталья Сарченко.

Чтобы узнать о том, какие иные сведения вносились в актовую книгу, когда регистрировалось событие, нужно изучить законодательство, которое действовало на момент регистрации. «Например, человек хочет узнать профессию родственника или ему нужно узнать, на основании какого документа была зарегистрирована его смерть. Если в заявлении на выдачу справки написать “прошу указать все иные сведения”, то сотрудник ЗАГСа не будет обязан это сделать, — объясняет Сарченко. — Если заявитель не запросит конкретный перечень сведений, то он может получить справку с неполным их количеством».

Как правильно анализировать данные?

Данные из справки могут сказать очень много, если быть внимательным ко всем деталям. Например, в справке о смерти может быть указан возраст умершего, место погребения, национальность, профессия. Наталья Сарченко объясняет: «В актовой записи может быть указано, кто был заявителем о смерти. Это мог быть родственник, тот, кто проживал с умершим, сосед, представитель органов милиции или медицинского учреждения, где умер человек. Например, увидев, что заявителем о смерти был врач, можно сделать вывод, что ваш родственник умер, находясь в лечебном учреждении, и продолжать поиск уже в этом направлении».

С 2021 года начинает работать Единый государственный реестр ЗАГС. Что это дает?

С 1917 года до 1 октября 2018 года актовые записи составлялись на бумаге в двух экземплярах. Первые экземпляры актов оставались в книге по месту регистрации, а вторые экземпляры отсылались в региональный ЗАГС. Если исследователь родословной, обратившись по месту хранения первого экземпляра, получает извещение об отсутствии актовой записи, значит, первый экземпляр не сохранился или сохранился частично. И есть шанс найти запись в региональном ЗАГСе — сотрудник самостоятельно перенаправит ваше заявление по месту хранения второго экземпляра актовой книги.

Фото: Регистрация брака конструктора Государственного Оптического завода Владимира Киселева и конструктора Машиностроительного завода Людмилы Киселевой в городском ЗАГСе, Ленинград, 1952. Из архива журнала «Огонек»/Исаак Тункель/МАММ/МДФ/russiainphoto.ru

До 2018 года все справки делались в двух печатных экземплярах, а после один из них начали составлять в электронном виде. С этого же момента в стране начали создавать Единый государственный реестр (ЕГР) ЗАГС — систему Единого окна, чтобы заявитель из любой точки РФ, обратившись в ЗАГС по месту регистрации или пребывания, мог в этот же день получить свидетельство или справку. Эта система начнет действовать с 1 января 2021 года. До этого необходимо было обращаться в ЗАГС по месту хранения первого экземпляра и ждать ответ 30 дней.

«Все важные сведения из актовых книг с 1926 года до 2018 года конвертировали в электронный формат, — говорит Наталья Сарченко. — Исследователю важно знать, что в систему ЕГР переносился  не весь объем сведений, указанных в актовых книгах. Например, в ЕГР о рождении не включат сведения, откуда родители прибыли, какое время прожили в данной местности, каким по счету был ребенок и прочее».

В App Store и Google Play можно скачать мобильное приложение, в котором в ближайшем будущем можно будет просмотреть информацию из ЕГР. Пока в нем можно узнать об актах, которые были зарегистрированы в ЗАГСах с 2018 года и посмотреть, где находится ближайший ЗАГС.

Возникнут ли проблемы для исследователей из-за запуска ЕГР?

Запрашивать данные из ЕГР очень удобно не только для каких-то бытовых нужд, но также, когда необходимо уточнить сведения о предке, связанные с датой или местом. Есть случаи, когда исследователь родословной предполагает, что событие было зарегистрировано в каком-то ЗАГСе, направляет туда запрос, но данных нет. Так случается, если событие было зарегистрировано в другом территориальном отделе.  «В таких случаях сначала нужно запросить справку из ЕГР в любом ЗАГСе, затем — обратиться по месту хранения первого экземпляра. Госпошлину в данном случае придется платить дважды», — говорит Наталья Сарченко.

ЕГР открывает новые возможности исследователям родословной. Но их могут поджидать трудности — когда требуется получить иные сведения, которые хранит актовая книга: «Уже есть кейсы, когда заявитель направлял обращение в ЗАГС по месту хранения первого экземпляра актовой книги, указывал перечень интересующих иных сведений, то есть совершал все действия, предусмотренные законом, но справку получал с данными из ЕГР, — говорит Наталья Сарченко. — Следующий шаг здесь — обжалование».

Важно! Чтобы получить справку с заполненной графой «иные сведения», необходимо направить заявление с четко прописанным перечнем интересующих иных сведений в ЗАГС, где хранится первый экземпляр актовой книги. То есть, туда, куда приходил регистрировать событие заявитель.  В законе прописано, что заявление подаётся по месту пребывания, но подзаконные акты не изменились, поэтому на сегодняшний день можно получать справки с иными сведениями, что и делают успешно исследователи родословной.