Что такое архивный шифр
Многие думают, что для того, чтобы найти своих предков, достаточно прийти в архив, сказать фамилию и год рождения бабушки или дедушки, и сотрудник архива, вбив эти данные, найдет ваших предков до седьмого колена. Увы, но какого-то родословного Google просто не существует. И не так много архивов оцифровывают свои документы. Так что нужно быть готовым – чтобы найти информацию о предках, живших более ста лет назад, придется просмотреть немалое количество документов в архивах.
Оценка рисков и перспектив
генеалогического исследования
Первый шаг любого исследования, который поможет сохранить вам время и деньги
Но как понять, в каком именно архиве? Если вы хотите найти хотя бы минимальные сведения, то есть записи о рождении, бракосочетании или смерти, то начать стоит с регионального архива, ближайшего к тому населенному пункту, где жили предки.
Самыми известными государственными архивами России являются:
- РГИА – Российский государственный исторический архив. Содержит более 6,5 миллионов единиц хранения.
- ГАРФ – Государственный архив Российской Федерации. Содержит около 6,4 миллионов дел.
- РГАЭ – Российский государственный архив экономики. Более 5 миллионов единиц хранения.
- РГАСПИ – Российский государственный архив социально-политической истории. 2147 тыс. единиц хранения.
- ЦА ФСБ РФ – Центральный архив ФСБ России. Более 700 тыс. единиц хранения.
- РГАДА – Российский государственный архив древних актов. Содержит русские манускрипты, документы и печатные книги XVI – начала XIX веков.
Конечно, существуют еще архивы по месту работы, военно-исторические, архивы МВД и многие другие, но давайте сперва разберемся – как понять, что именно спрашивать в архиве, какое кодовое слово называть?
На самом деле, если вы хотите действительно что-то найти, а не только полистать старые книги, то вам надо запомнить три самых важных слова: опись, дело, лист.
Именно опись, дело и лист и являются архивным шифром.
По сути, это система навигации в архиве, по которой работник сможет понять, какой именно документ вам нужен. В архиве нельзя попросить документ по его названию, как в библиотеке. Здесь нужно знать архивный шифр, именно поэтому имеет смысл заранее готовится к поездке в архив, чтобы не потратить время зря. Архивный шифр может выглядеть следующим образом:
ГАРФ Ф.1. Оп.2. Д.3. Л.4, что означает Государственный архив Российской Федерации. Фонд 1. Опись 2. Дело 3. Лист 4.
Кажется, понятнее не стало? Теперь давайте разбираться. Архив – это огромное учреждение, где хранятся сотни тысяч разных документов. Помимо того, что их необходимо бережно хранить, работникам архива нужно также уметь быстро в них ориентироваться, именно поэтому каждому документу присвоены такие номера. На самом деле это очень удобный способ объединить документы с одной тематикой в одном фонде. Поэтому фонд может состоять как из пары документов, так и из сотен.
Опись – это перечень дел фонда, по порядку, с номером дела и заголовком. Так как фонд может регулярно пополняться новыми документами, под каждое такое поступление открывают новую опись, дела в которой также нумеруют по порядку. Так и формируется архивный шифр: название архивного учреждения, номер фонда, номер описи, номер дела и номера листов нужного документа.
На самом деле не так важно вдаваться в подробности, как именно формируется фонд. Важнее всего знать, что вообще существует понятие архивного шифра, и при запросе в архив называть именно его. Тогда ваш поиск обречен на успех.
Но как же узнать, какой именно шифр нужен? Для этого придуманы путеводители, в которых собраны название всех фондов, описей и дел. Чаще всего они есть на сайте архивов и можно воспользоваться поиском сразу по всем названиям документов, чтобы выписать себе архивный шифр нужных вам документов.
В некоторых архивах путеводители оставляют желать лучшего или же вовсе отсутствуют, тогда имеет смысл написать на электронную почту архива и уточнить, какие имеются документы по искомому населенному пункту и за какой период. Подобный запрос может выглядеть примерно так:
«Прошу сообщить, имеются ли в вашем архиве документы по населенному пункту /название/ в период /например, до 1920 года/. Меня интересуют сведения биографического характера /дата и место рождения, члены семьи и т.д. – впишите то, что вам нужно/ о моем /укажите степень родства – деде, прадеде, бабушке/: ФИО, годы жизни, сословие, место проживания /напишите всё, что вам известно/».
В конце обязательно укажите свои ФИО, телефон и почтовый адрес с индексом. Без этой информации большинство архивов даже не возьмут ваш запрос в работу. Дальше остается только ожидать ответа в течение 30 дней
