Центральный архив Министерства обороны: правила работы и поведения «на месте»

Во втором Альманахе «ГенЭкспо», который издан в июле 2021 года, опубликовано исчерпывающее руководство о том, как работать в ЦА МО — Центральном архиве Министерства обороны РФ. С разрешения издателей приводим текст с сокращениями.

ЦА МО — это Центральный архив Министерства обороны РФ, он находится в городе Подольске Московской области. Доехать до него можно от железнодорожной станции Подольск на любом троллейбусе, но некоторые героические личности ходят пешком (идти полчаса). Доехать можно на автобусах 520 или 1246к от станции метро «Бульвар Дмитрия Донского» прямо до остановки «Архив». Можно ещё на другом маршруте от метро «Аннино» — тут уж кому как удобно, но надо помнить, что автотранспорт часто встаёт в пробках.

В ЦА МО никогда нельзя было прийти с улицы, это всё-таки объект Министерства обороны. Сейчас для того, чтобы попасть в читальный зал, надо записаться заранее. Телефоны есть на сайте, и по ним некоторые даже дозваниваются. Звонить лучше между 13:00 и 15:00 с понедельника по четверг и с 13:00 до 14:00 в пятницу. Надо помнить, что телефон читального зала не умолкает ни на секунду, поэтому проявите терпение как при дозвоне, так и при разговоре с начальником читального зала. К вечеру у них голова пухнет от звонков. Приезжать в архив нужно к открытию, к 9:00. Раньше вас не пустят, позже 10:00 вы ничего не получите или же вам банально не хватит места.

В ЦА МО нельзя сразу получить дело «одним днём»: в лучшем случае вы сможете посмотреть только описи, поэтому рассчитывайте, что ездить в Подольск вы будете не меньше недели.

Структура архива такова, что все документы систематизированы по воинским частям и сообразно им. Вы не можете позвонить или приехать и сказать: «Мой дедушка Иван Иванович Смирнов пропал без вести, как мне его найти?». Вам, конечно, ничего не скажут, но подумают о вас плохо. Эта фраза для работника архива означает, что один из двух специалистов в читальном зале выпадет как минимум на час, пытаясь выяснить у вас подробности. И с его точки зрения вы не готовы к работе. Неквалифицированный пользователь — настоящий бич ЦА МО. И самый большой парадокс: в военный архив попадают люди, которые не могут освоить Интернет, которым проще «выбить» сотрудников на час-другой вместо того, чтобы подготовиться к работе.

«Архивный дозор» не раз предлагал руководству ЦА МО обсудить эту проблему. Пожалуйста, не приезжайте в архив, если вы точно не знаете, что вам нужно! До поездки в архив вы должны знать все воинские части, в которых воевал ваш предок. И периоды его нахождения в этих частях. И когда вы приезжаете, то первая ваша фраза должна быть: «Я ищу документы части «А» за 1942 год, части «Б» за 1944 год и «В» за 1945 год».

Внимательно читайте описи!

Описи — это очень своеобразный документ в ЦА МО, более того, это подчас сборник документов с разными номерами, иногда сборник листочков папиросной бумаги, угасший и скучный. Описи можно разделить на две части: те, которые были обработаны сотрудниками ЦА МО (они выглядят более или менее прилично и созданы по принципу: первая часть — оперативные документы, вторая — документы о личном составе), и состоящие из разных листочков — они обработку не проходили.

◆ В описи множество отвлекающих пометок, например, дело, которое можно получить, должно иметь напротив своего названия в описи штамп «рассекречено», на деле же он стоит далеко не всегда. Проверяйте в конце листа или всей описи общую сводку, мол, в описи столько дел, и дела NoNo такие-то — секретные.

◆ Часть дел из описи удалена, проще говоря — уничтожена, при этом нумерация сдвигается. Так, на папиросной бумаге перечислены 13 дел, дела 2, 5, 6, 9 вычеркнуты, стоит штамп «уничтожено» — это значит, что дело 3 становится делом 2 и т. д., то есть считаются только сохранившиеся дела.

◆ Часть дел являются «опасными», то есть сотрудники будут говорить, что их не выдают, но на самом деле их выдают. Правила такие: все дела, в которых написано слово «прокуратура», не выдают с вероятностью 100%, дела со словом «ЧП» — с вероятностью 80% (там может быть 1‒2 ЧП, тут всё зависит от хранителя).

◆ Дела, которые озаглавлены «политдонесения», выдают, но вначале могут говорить всякие вещи типа «там ничего нет по вашей теме», «зачем оно вам?», причём такой контроль может быть и на этапе заказа, и на этапе встречи с хранителем фонда, и каждый раз их надо убедить, почему оно вам нужно.

◆ Отдельно стоит сказать про штамп. «ОХ» — это означает «особое хранение». Звучит страшно, а на самом деле это просто комната или полка, где хранятся особые, большеформатные альбомы, часто из страха, что кто-то просто утащит фотографию. Ради простоты говорят, что дела с пометкой «ОХ» не выдаются, просто опять же надо убедить, зачем. Справедливости ради отмечу, эти документы действительно не первичны для поиска пропавших без вести.

◆ Описи от дивизии и выше хранятся рядом с читальным залом, их можно свободно взять до 12:00, а описи полков, батальонов и т. д. надо заказывать с 9:00 до 10:00.

◆ Никогда не ругайтесь с хранителями и сотрудниками. Не выдали дело? Идите в приёмную и спокойно разъясните, зачем дело вам нужно. Это часто приводит к успеху.

◆ Опытные исследователи просто перепечатывают все описи в ноутбук, поверьте, благодаря этому вы сэкономите кучу времени и заодно полностью усвоите, что именно есть в фонде.

Прежде всего подчинённость искомого воинского подразделения, а также не путаться в воинской иерархии: отделения, взводы, роты, полки, бригады, дивизии, армии, фронты, округа.

Танки и кавалерия хранятся в отдельных хранилищах, ВВС выдают вообще всего несколько дней в неделю, запасные части, военно-пересыльные пункты, военные училища — всё это разные хранилища, пусть это и не склеивается у вас в голове.

Запомните, если вы ищете данные не об офицере, не о политруке, то в ЦА МО нельзя ничего найти по фамилии. В ЦА МО просто нет такой картотеки. 

Подчинённость в армии ещё надо знать потому, что документов полка за нужную дату может и не быть, а вот документы дивизии, в которую входил полк, скорее всего, будут. Общее правило: часть дел полка может сохраниться в вышестоящей дивизии, а дивизии — в фонде вышестоящей армии.

Вы записались в читальный зал и приехали в назначенный день. Напомню, что приезжать надо ровно к 9:00, то есть на КПП вы должны быть чуть раньше, чтобы успеть оформить пропуск. Сейчас от вас, помимо записи, потребуются ещё маска и перчатки. Людей в бюро пропусков много: очередь может быть и 2 минуты, и 10, так что рассчитывайте время. Здание читального зала находится левее от КПП, по дорожке. Не заблудитесь, их два здания-близнеца: в одном сидит руководство ЦА МО, в другом находятся дела инженерных частей и читальный зал.

Вошли, поднялись по лесенке — и вы на месте. Первым делом вам надо зарегистрироваться, то есть представить документы, которые доказывают, что вы имеете право работать в зале. Это может быть личное заявление (форму дадут) или письмо от организации (например, вы аспирант, журналист или военный).

После оформления вы проходите в читальный зал, берёте ключ от гардероба, кладёте туда все сумки и вещи. С вами в зале могут быть только ноутбук (на него составляется отдельное заявление прямо в читальном зале), ручка и тетрадка. Мобильные официально нельзя, но на самом деле достаточно их не держать на столе и, конечно, чтобы они не звонили.

Весь документооборот, описеоборот и делооборот идёт через заветную комнату No 2. Она работает на заказ с 9:00 до 10:00. И только. Именно поэтому надо приезжать к открытию. Если вы заказываете опись полка, то просто говорите в комнате No 2: «Жду опись полка NoNo за такой-то год».

После вам выдают так называемую «форму» — особое цамошное изобретение, выглядит как самодельная тетрадь формата А4, и отправляют ждать. Ждать придётся долго, часов до 11:00–12:00. Система выглядит так: все приезжают, с 9:00 до 10:00 оставляют заказ на описи и подтверждают требования на дела, потом хранитель всё это собирает, обзванивает все хранилища и передаёт заказы, там подбирают нужное и привозят.

Да-да, именно привозят, между хранилищами курсирует машина — она приезжает обычно часов в 11, тем не менее, в первый день советую никуда не отлучаться, ну максимум выйти на крыльцо.

Из-за такой системы невозможно одним днём получить дела. В первый день вы будете работать только с описями.

При составлении заказа на дела не путайте «гвардию» и простые части. Это крайне важно, потому что 51 сд и 51 гв. сд — это две разные части. Не путайте бригады и полки, 25 гв. вдсп и 25 гв. вдбр — это две разные части. Если вы что-то нашли в ОБД «Мемориал», на «Памяти народа» или «Подвиге народа» — распечатайте, выпишите всё. Пусть будет под рукой. Иногда от одной буквы зависит весь ваш поиск. Не надо ориентироваться на номера фондов в базах Минобороны, в ЦА МО, в отличие от гражданских архивов, номерами фондов не пользуются, а называют фонд по имени подразделения, которому он принадлежал (не фонд No 3333, а фонд такого-то полка такой-то стрелковой дивизии). Поэтому нельзя заказать требование, имея реквизиты дела из «Памяти народа». И поэтому надо начинать с описей.

Начните с документов о личном составе, при этом рекомендую просмотреть обе описи — и опись полка (надо заказывать), и опись дивизии (в свободном доступе до 12:00). И главное: записывайте всё! В тетрадку, в ноутбук, но всё-всё надо записывать.

После того как вы проработали описи, составляйте требования на дела в двух экземплярах. А лучше в трёх: один оставляете себе и помечаете, что вы получили эти дела или не получили и по какой причине.

На каждый фонд требование своё, но суммарно вы не можете заказать больше 15 дел общим листажом 1500 листов. Хотя если быть честными, то на это часто закрывают глаза, и если у вас листаж умещается в 1500 листов, а дел внезапно не 15, а 30, то вам их выдадут, в этом большой плюс ЦА МО.

При составлении требования обратите внимание на то, что есть только в ЦА МО, — это номер коробки. Коробка — это отдельная ценность и самодостаточная единица. Примерная строка в требовании о выдаче дела может выглядеть так: 136 сп, фонд 6485, опись 464382с, дело 15, коробка 909.

Коробок нет в гражданских архивах, правда, иногда бывает «номер связки», это примерно то же самое. Коробки — это реальные архивные короба, в которых хранятся дела, сколько влезет. Чтобы найти заказанное дело, хранителю фонда обязательно надо знать номер коробки. Кстати, недавно коробки в ЦА МО поменяли, а старые короба, на которых ещё стояла наклейка Военного министерства СССР, выбросили во двор, и там их мог взять кто угодно. Цимес в том, что Военным министерством Минобороны называлось только два года своей истории, и именно в это время были сделаны эти короба, так что это большая редкость!

Виталий Семенов

Лучше вы их отвлечёте, чем вам в итоге выдадут не то, потому что вы ошиблись номером коробки или номером описи. А ошибиться там очень просто: описи меняли номера как перчатки и не всегда старые номера перечёркивались. Лучше переспросить.

Описи в зал даются на три рабочих дня, но практика показывает, что лучше их сдавать на следующий день. Как только вы составили требование на дела, оставили формуляр в комнате No 2, в первый день вам больше делать нечего. 

То, о чём я говорила выше, касается рядового и сержантского состава. Теперь про офицеров. С ними всё проще. Сразу по приезде вы должны сообщить, что ищете офицера, звание такое-то, полк такой-то (или хотя бы род войск). На офицеров существует картотека офицерского состава (УПК), картотека безвозвратных потерь (БВ) офицерского состава и картотека личных дел. Работать с ними самостоятельно нельзя, но сотрудники примут ваше требование и посмотрят.

С 99-процентной вероятностью вы получите в зал УПК (учётно-послужную карточку) даже без доказательства родства и с вероятностью 50% — личное дело (но исключительно с доказательством родства).

Но! В ЦА МО хранятся личные дела только от майора и выше. Очень много личных дел на офицерский состав, особенно на тех, кто пережил войну, хранятся в военкоматах.

Поэтому, если ваш предок пережил войну и оставался военным, идите в военкомат по месту его последнего проживания. Получить там дела легче. В ЦА МО вам придётся доказывать родство, поэтому запаситесь копиями документов, его подтверждающих: это свидетельства о рождении, о браке и т. д. — всё, где видно, как вы связаны с искомым. И только после этого вы уже можете обращаться к полкам, дивизиям и эскадрильям, потому как у вас на руках уже будут точные сведения, где, когда и в какой должности служил ваш искомый офицер.

На самом деле ни в одном источнике мне не встретилось полное описание всех возможных картотек ЦА МО. Совершенно точно есть:

• картотека офицерского состава;

• картотека безвозвратных потерь офицерского состава;

• картотека наградных карточек (оцифрована);

• картотека политсостава;

• большой вопрос, есть ли картотека дезертиров.

◆ Отдельно стоит сказать о вступивших в партию. Если солдат или офицер вступал в ВКП(б) или в кандидаты в ВКП(б) в рядах РККА, на него заводилось дело о приёме в кандидаты или в члены партии. Дело не ахти какое: обложка из газетной бумаги, рекомендации от боевых товарищей и ещё пара листочков. Но для нас лишних документов не бывает. Чтобы ознакомиться с этим делом, надо знать, в составе какого подразделения и примерно когда (с точностью до года) солдат, сержант или офицер вступил в ВКП(б).

◆ Теперь о картотеке безвозвратных потерь. Это и есть тот самый знаменитый 58-й фонд, который первым делом был оцифрован для ОБД «Мемориал», но в том-то и дело, что оцифрован он был не весь. Ещё задолго до ОБД «Мемориал» архивисты ЦА МО принимали запросы на поиск пропавших без вести для выдачи справок. Понятно, что они не лазали по бесконечным неудобным в работе листам А3, тем самым, которые каждое подразделение от полка и выше должно было сдавать каждые 10 дней. На базе этих листов, как их называют поисковики и архивисты — «раскладушек», ещё в советские годы были сделаны карточки огромной картотеки безвозвратных потерь. В эту карточку вносились сведения о любом запросе со стороны родственников, организаций и т. д. Так вот эти карточки не были отсканированы. Получить их по прибытии в ЦА МО нельзя никак, вам будут говорить, что картотека «заморожена». Получить эту карточку всё-таки стоит, но только запросом. Подать запрос можно в приёмной запросов — это то здание, которое стоит параллельно КПП, где вы входили. Обязательно объясните в запросе, почему вам нужна именно эта карточка.

◆ Ещё раз: ни одной картотеки в свободном доступе в читальном зале нет. Любую информацию из картотек запрашивают так же, как обычные архивные дела, через требования. Кроме этого, в некоторых фон дах существуют собственные внутренние картотеки.

Так, например, в делах 353-го запасного стрелкового полка мне встретились каталогизированные листы учёта прибывшего и убывшего состава. И тоже этот каталог в зал мне не выдали. Учитывая, что фонды запасных полков активно копируются ЭЛАР, будем надеяться, что они скоро появятся в базе «Память народа».

◆ УПК сейчас приносят в читальный зал, а вот картотеку политсостава и личные дела, после того как заказ одобрят и вы приедете смотреть дело или карточку политсостава, будете смотреть в хранилищах. Это уникальная возможность прогуляться по территории ЦА МО легально и побывать в тех самых казармах легендарных подольских курсантов, которые, к сожалению, скоро снесут! Особенно атмосферно место хранения дел политсостава и вступивших в партию.

Причин может быть несколько:

1. Секретность.

При заполнении требования надо внимательно смотреть, чтобы дело было рассекречено, иначе его просто не выдадут.

Действительно, секретность — это не приговор. Очень многие дела не рассекречены просто потому, что до них не доходили руки. Видя секретное дело, пишите заявку на рассекречивание на имя начальника архива, и её рассматривают в течение трёх месяцев — именно в такой срок собирается комиссия по рассекречиванию.

Виталий Семенов

Тут есть один нюанс. Дело может быть абсолютно не секретным, а вот карта в деле секретна просто по факту довольно подробного масштаба, а ВСЕ карты подробнее определённого масштаба в Министерстве обороны запрещены, более того, за их распространение — казалось бы, ненужных советских карт «лохматых годов», в последнее время начали реально сажать! (Посмотрите в сети «дело Антона Коломицына».) И тут есть запрещённый приём: вы просите в заявке на рассекречивание карту из дела изъять и оформить её отдельным делом, а дело — рассекретить. Например, было дело No 13, а в нём карта. Вы просите карту изъять, сформировать архивное дело 13а, которое будет состоять из одной карты, а дело 13 рассекретить и выдать вам.

Биться над рассекречиванием карт вообще не стоит, до вас пытались намного более опытные «борцы с системой», и пока не получилось: у Минобороны в этом плане «нашла коса на камень», примерно как в случае с раскрытием адресов в отсканированных бланках наградных листов — не раскроем адрес, ибо в далёкой деревне Гадюкино Кемской волости грабители могут убить потомков орденоносца топором за награды дедушки (не главная причина, почему Минобороны не раскрывает адреса на наградных листах).

2. Дела о ЧП или любые дела с «негативной информацией».

Почему такие дела не выдают, совершенно непонятно, более того, это вредно для исследователей, потому что подчас небоевые потери, произошедшие по халатности (по пьянству, дурости и ещё куче причин) оказываются в итоге нигде не зафиксированными, кроме как в этих делах о ЧП.

3. Неформат.

Это как раз огромные альбомы, каталоги, картотеки и прочие документы, которые сложно выдать в зал. Их и не выдают. Но если вы в такой картотеке ищете конкретную фамилию, то можете обратиться с письмом через КПП к директору архива с просьбой рассмотреть возможность выдачи какого-то конкретного документа в зал. Возможно, эту конкретную карточку вам принесут.

Итак, до приезда в архив у вас уже должна быть стратегия — план поиска, и вы, приезжая, должны следовать этому плану. Поверьте, так вам будет проще, потому что, когда вы попадёте в ЦА МО, у вас будут глаза разбегаться и вы не будете понимать, за что хвататься в первую очередь.

Как я уже ранее писала, неважно, с чего начинать: с полка или дивизии. Как вам удобнее, от мелкого к крупному или наоборот. Что вообще есть в документах и чего нет на ОБД? В первую очередь фонды того или иного полка (у них может быть разная комплектация) состоят из:

1. Исторического формуляра части. Это документ, в котором описана вся история полка, главные его перемещения и сражения.

2. Боевых приказов и распоряжений вышестоящего начальства.

3. Приказов по полку.

4. Финансовых документов.

5. Политдонесений.

6. Приказов о награждениях.

7. Журналов боевых действий (всё это относится к первой описи, в случае если, конечно, опись переработана сотрудниками ЦА МО).

8. Донесений о потерях, алфавитной книги личного состава (это могут быть алфавитные списки, просто донесения, сводные списки, а может быть всё вместе — это по описи 2).

Из этого списка восьми основных позиций в ОБД есть только три-четыре. Видите, уже глаза разбежались. Давайте собирать их обратно. Итак, что мы смотрим в первую очередь?

Если мы ищем пропавшего без вести, то мы точно смотрим все документы, связанные с потерями, во всех их видах. То есть будет там 28 списков в разных вариантах — смотрим все. Не исключено, что все 28 будут одинаковыми, но кто даст гарантию, что при 27 одинаковых в 28-м не будет что-то другое? Никто. Все эти списки создавались в разное время и исходниками могли иметь как один документ, так и несколько. Нашли вы свою фамилию в списках — смотрим приказы и донесения на ту дату, которая фигурирует. А что там за обстановка была? И опять же в списках иногда встречаются объяснительные.

Например, у меня был случай, когда боец пропал без вести, известно, где, известно, какого числа — это всё есть в ОБД. Но в ОБД не было первых двух страниц этого документа, где шла объяснительная командира полка. И там он описывал, что вот эти 18 человек, среди которых и мой искомый, защищая рубеж обороны, вызвали на себя огонь артиллерии!

Я езжу в ЦА МО 11 лет и могу сказать о нём ёмко фразой из мультфильма: «На лицо ужасный, добрый внутри». Я искренне люблю этот архив, который все, кроме его сотрудников, только используют, только доят. Архив, который мог бы быть гордостью страны, — нищий, сирый, убогий и вместе с тем великий. Когда-то он перестанет быть и «ужасным на лицо», но только тогда, когда мы все перестанем к нему наплевательски относиться.

Виталий Семенов