Как сделать запрос в архив

Если вы всерьез решили заняться установлением истории своей семьи и составлением генеалогического древа, то рано или поздно вы столкнетесь с необходимостью отправки запроса о конкретном родственнике в архив. Как правило оформить запрос и каких ошибок стоит избегать, рассказываем в этой статье. 

Запросы документов в архивы делятся на три больших группы: 

• тематические,  
• генеалогические,
• запросы социально-правового характера.

Тематический запрос — это запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Основная разновидность, которая может помочь при составлении родословной – биографический запрос. По нему устанавливаются данные, нужные для воссоздания биографии конкретного члена семьи. 

Генеалогический запрос — это запрос на установление родства двух или более лиц. С помощью генеалогических запросов можно воссоздать историю рода. 

Запрос социально-правового характера — это запрос от физического или юридического лица, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.

Как правильно оформить запрос? 

Грамотно оформленный запрос должен содержать:

• сведения о его авторе – название организации или ФИО физического лица;  
• почтовый адрес для отправки ответа на запрос;
• тему запроса. Чем конкретнее указана тема запроса, тем больше шансов на его успешное рассмотрение; 
• хронологические рамки запрашиваемой информации. Это крайне важно, поскольку одним запросом установить историю целой семьи невозможно. Сфокусируйтесь на одном этапе времени либо на одном конкретном члене семьи. 

Запрос в архив оформляется письменно, в свободной форме, и отправляется на имя директора архива. Вы можете написать его лично, а можете отправить по почте. 

Что делать после оформления запроса и когда поступит ответ? 

После оформления запроса лучше позвонить в архив и удостовериться в том, что ваш запрос принят и взят в работу. Сроки исполнения тематического или генеалогического запроса установят по предварительному согласованию с вами, так как они зависят от сложности.  

Если вы отправили непрофильный запрос (то есть указали в нем неверную информацию либо направили в неправильный архив), то в течение пяти рабочих дней вам должны ответить с уведомлением о непрофильном запросе и пояснениями, куда лучше обратиться в вашем случае. 

Обратите внимание, что запросы в архивы – платная услуга. Сроки и стоимость работ всегда должны быть согласованы с вами заранее, а также должен быть составлен и подписан договор об оказании услуг.  Если ваш запрос – объемный и требует поиска по значительному комплексу документов, то вы вправе требовать письменных уведомлений о промежуточных результатах работы архива.  

Запросы в архивы могут показаться сложной бюрократической процедурой, но на самом деле оформить их достаточно просто. А если вы сомневаетесь в своих силах, то всегда можете прибегнуть к помощи профессионалов.