Как искать информацию о предках в архивах? Часть третья

Заключительный материал в помощь начинающим генеалогам, в котором историк и сооснователь Familio Александр Воробьев рассказывает, как грамотнее построить работу в архивах, чтобы максимально полно изучить историю семьи. В первом материале мы рассказывали, когда стоит обращаться в архив, во втором — какие общие рекомендации стоит соблюдать. Сегодня разберемся, как устроена система хранения документов в архивах, и поймем, в какой именно архив за ними обращаться.

В архивах нет общего именного каталога по всем людям и не хранится личное досье на каждого. Работа над каждой родословной — это изучение сотен и тысяч рукописных страниц, в которых будут изредка встречаться нужные вам имена.

Чтобы найти эти документы, нужно сначала понять, в каких фондах они хранятся, затем изучить описи этих фондов, затем заказать сами дела или другие единицы хранения.

Фонд определяется как совокупность документов, которая связана исторически или логически и отложилась в результате деятельности учреждения или человека. Это учреждение или человек называется фондообразователем.

Например, вы где-то работаете. Когда эта организация сдаст свои документы в архив, они образуют отдельный фонд по названию организации. Если потомки писателя сдадут в архив его рукописи, они также образуют фонд по его имени. Метрические книги и другие документы, которые хранились в церкви, образуют фонд церкви с ее названием.

Опись — это архивный справочник по фонду, в котором перечислены все дела с указанием их номеров, а также обычно дат создания, количества листов и другой информацией. Во многих фондах несколько описей: по различным отделениям учреждения, по географии, по годам, по темам и т.д. 

Например, в составе фонда Департамента герольдии Правительствующего Сената (фонд 1343 Российского государственного исторического архива) — главного фонда для поисков по дворянской родословной — есть опись 15, содержащая документы Гербового отделения Департамента, описи 40 и 41, содержащие дела о потомственном и личном почетном гражданстве, опись 51 с родословными книгами и т. п.

Наконец, единица хранения определяется как физически обособленный архивный документ или архивные документы. В случае с бумажными документами единица хранения носит обычно название дело — это отдельные архивные документы, объединенные в папку или обложку.

Архивное дело может представлять собой как метрические книги по всему уезду на 1000 листов, так и отдельное письмо в обложке всего из одного листа.

Номер фонда, описи и дела составляют архивный шифр, который нужен для заказа дела и копий из него. Он является универсальным стандартом для ссылок на архивные дела. Если вы нашли дело на Familio, то сможете скопировать его архивный шифр из результатов поиска (поля «организация», «фонд», «опись» и «дело»). На странице самого архивного документа можно скопировать шифр, а также посмотреть полное название фонда и описи. Также на странице каждого фонда, описи и дела на Familio есть вкладка «Контакты архива», где можно узнать, куда обращаться.

Архивный шифр включает в себя следующие элементы:

• Название (полное или сокращенное) архива
• Номер фонда
• Номер описи
• Номер единицы хранения (дела)
• Номер листа в деле

Пример архивного шифра:

— полностью: Государственный архив Тверской области. Фонд 160. Опись 15. Дело 2773. Листы 11 оборот – 12.

— сокращенно: ГАТО. Ф. 160, оп. 15, д. 2773, л. 11 об. – 12.

Надо еще отметить, что в архивных делах, в отличие от книг, нумеруются именно листы, а не страницы. Лицевая сторона листа при этом имеет обычный номер — например, 1, 5, 7, а оборотная — л. 1 об., 5 об., 7 об. Разворот, на котором находится метрическая запись или описание одной семьи в ревизской сказке, имеет нумерацию л. 5 об. – 6.

Архивы можно условно разделить на федеральные, региональные, муниципальные и ведомственные.

Федеральные архивы

Федеральные архивы подчиняются Федеральному архивному агентству (Росархиву) и хранят документы центральных государственных учреждений, а также документы особого вида или на определенную тему: 

• документы древнего периода, 
• документы армии и флота, 
• документы, связанные с деятелями литературы и искусства, 
• киноматериалы, звукозаписи и фотографии.

На сегодняшний день действуют следующие федеральные архивы и архивные учреждения:

• Государственный архив Российской Федерации в Москве

Здесь хранятся дореволюционные документы (прежде всего фонды полиции и жандармерии), документы Белой армии и эмиграции, а также многих советских центральных министерств и ведомств.

• Российский государственный архив древних актов в Москве

В нем содержатся исторические документы XVIII века и более раннего периода по всей территории тогдашней России. Ключевые из них для генеалогического поиска:

• ревизские сказки, 
• писцовые и переписные книги, 
• документы Разрядного приказа по служилым людям и Поместного приказа по их землевладению.

О главных документах для генеалога мы подробно писали на Familio.media.

• Российский государственный исторический архив в Санкт-Петербурге

Главный архив для поисков по дворянам и чиновникам. Хранит документы Департамента герольдии Правительствующего Сената об утверждении в дворянстве, дворянские родословные книги, формулярные (послужные) списки чиновников и документы различных дореволюционных центральных учреждений.

• Российский государственный военно-исторический архив в Москве

Хранилище армейских документов за период с XVIII по начало XX века, в том числе послужных списков и личных дел офицеров (документы, касающиеся нижних чинов императорской армии, практически не сохранились).

• Российский государственный архив экономики в Москве

Здесь можно найти документы как центральных советских учреждений, так и мелких советских служащих 1920-1930-х годов.

• Российский государственный архив социально-политической истории в Москве

Хранит документы центральных партийных учреждений. Главное, чем полезен этот архив для генеалога — там можно запросить учетные карточки любого члена партии (часто с фотографией и послужным списком), если известен номер его партбилета.

• Российский государственный архив новейшей истории в Москве

Здесь хранятся документы Центрального комитета КПСС, преимущественно после 1952 года, — поэтому в исследованиях по истории семьи этот архив крайне редко бывает полезен. 

• Российский государственный военный архив в Москве

Содержит фонды Красной армии до 1941 года и документы войск НКВД, МВД и МГБ СССР. 

Документы армии периода Великой Отечественной войны находятся в Центральном архиве Министерства обороны РФ.

• Российский государственный архив Военно-морского флота в Санкт-Петербурге 

Хранит документы флота как периода Российской империи, так и советского времени (до Великой Отечественной войны).

Документы флота периода Великой Отечественной войны находятся в филиале Центрального архива Министерства обороны РФ — Архиве Военно-морского флота в г. Гатчина.

• Российский государственный архив литературы и искусства в Москве

Наиболее интересны здесь личные фонды деятелей культуры. Поскольку в этих фондах хранится и переписка, всегда есть шансы обнаружить какое-нибудь письмо к вашему родственнику или от него.

• Российский государственный архив научно-технической документации в Москве

Хранит не только фонды организаций и предприятий, связанных с наукой и техникой, но и личные фонды, а также коллекции, связанные с освоением космоса (в том числе воспоминания космонавтов).

• Российский государственный архив в Самаре

Хранит документацию, связанную с наукой и техникой (промышленностью, строительством, транспортом, связью), в том числе и документы личного состава.

• Российский государственный архив кинофотодокументов в Красногорске (Московская область)

В этом архиве собраны фотографии и кинохроника, то есть документы живой визуальной истории нашей страны. Здесь можно найти фотографии или сюжеты в кинохронике с выступлениями людей, принимавших участие в съездах или других исторических событиях. Скорее всего, с развитием технологий распознавания лиц ценность этого архива будет только расти: технологии позволяют, например, узнать личность солдата в хронике Великой Отечественной войны.

• Российский государственный архив фотодокументов в Москве 

Здесь собраны документальные и художественные звукозаписи за период с конца XIX века по настоящее время. Это все виды звукозаписей: восковые фонографические валики, записи на кинопленке, металлические граммофонные оригиналы и грампластинки, магнитные фонограммы, лазерные диски. Если ваш родственник чем-то знаменит, здесь вполне может сохраниться запись его голоса.

• Российский государственный исторический архив Дальнего Востока во Владивостоке

В этом архиве хранятся документы, связанные с Дальним Востоком, в том числе метрические книги и другие документы по генеалогии (поиски по истории семьи на территории Приморского края надо начинать именно здесь).

• Центр хранения страхового фонда в Ялуторовске (Тюменская область)

Это не самостоятельный архив, а место хранения части фондов ГАРФ, РГВИА и других архивов (включая личные дела, карточки и т.д.). Запросы по документам, хранящимся здесь, нужно направлять в сами архивы. Мы оставили ЦХСФ в списке, чтобы показать, в каких неожиданных местах могут обнаружиться документы, связанные с историей вашей семьи.

Региональные архивы

Региональные архивы подчиняются региональному архивному комитету. Иногда это самостоятельный департамент региональной администрации, иногда отдел департамента культуры. Именно с региональных архивов начинается обычно исследование своей родословной.

В разных регионах — разная организация архивной системы. В некоторых — один архив с несколькими хранилищами, а где-то их может быть два, три и более. Однако как бы ни была устроена архивная система в регионе, все фонды архивов можно разделить на несколько групп.

Исторические фонды — это фонды дореволюционных учреждений. Именно в них вы найдете метрические книги, исповедные ведомости и ревизские сказки.

Советские фонды — фонды органов советской власти и различных организаций. Здесь можно найти документы по учету населения, личные дела и многое другое.

Партийные фонды — фонды местных органов ВКП(б)-КПСС, где можно найти дела о вступлении в партию, персональные дела (когда партийная организация разбирает какие-то проступки члена партии) и т.д.

Иногда эти три группы фондов хранятся в одном архиве, иногда — в двух (например, государственном архиве и архиве новейшей истории), иногда — в трех (государственном, архиве новейшей истории и архиве историко-политических документов).

Также в некоторых случаях отдельные архивы могут хранить документы по личному составу, кинофотодокументы и т.д.

Муниципальные архивы

Муниципальные архивы — это часть районной или городской администрации. Как правило, генеалога интересуют в них главным образом похозяйственные книги (описания хозяйств колхозников, которые велись с 1930-х годов), но иногда там могут оказаться и документы дореволюционного периода (прежде всего метрические книги).

Ведомственные архивы

Ведомственные архивы представляют собой структурное подразделение ведомства, учреждения или организации, которая их создает. Это могут быть:

• архивы предприятий и учреждений, хранящие личные дела сотрудников и другие кадровые документы,
• архивы учебных заведений, где находятся личные дела студентов и преподавателей.

Есть также большие ведомственные архивы со своим читальным залом. Например, Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации в Подольске (Московская область), который хранит документы периода Великой Отечественной войны (о работе в нем уже писали в Familio.media) и Архив внешней политики Российской империи Министерства иностранных дел, который хранит документы по внешнеполитическим связям и дипломатической службе начиная с XVII века.

Надеемся, теперь вам многое стало понятно. Не бойтесь обращаться в архивы. Это не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Удачи вам в исследовании истории семьи!