Как искать информацию о предках в архивах? Часть вторая

Продолжаем делиться с вами секретами архивного поиска предков. В первой части мы рассказали об основах — когда стоит обращаться в архив. Сегодня подробно осветим вопрос работы с архивами: от подачи запроса до поиска информации в читальном зале.

Написать запрос.

Большинство архивов сейчас принимает запросы по электронной почте, но в письме нужно указать полное имя и почтовый адрес. Обычно это самый дешевый вариант, но бывают исключения: ценообразование в архивах очень разное. Однако это точно не самый лучший способ достучаться до архива.

Ответы на простые запросы архивы дают обычно в течение 30 дней или после оплаты. Сложные запросы на генеалогический поиск ряд архивов не принимают, либо делают их только в определенное время, ставя, например, в очередь на следующий год. Кроме того, для запроса в архив нужна точная информация: полное имя, год и место рождения, приход и т.д. Некоторые архивы требуют, например, полные имена вступающих в брак для поиска такой записи, а всей информации в начале генеалогических поисков может и не быть.

Найти частного специалиста, который работает в нужном архиве, или компанию, которая оказывает услуги по поиску в нем. 

Компании обычно оказывают услуги по исследованию родословной «под ключ»: они занимаются не только архивным исследованием, но и опросом родственников, и последующим оформлением. Специалисты ездят в командировку, либо привлекается сеть исполнителей на местах. Стоят такие услуги довольно дорого. 

Некоторые частные специалисты также проводят исследования с выездами в другие города, но большинство специализируется на каких-то определенных архивах. Есть несколько сайтов с биржами генеалогов, но популярных сервисов с рейтингами и отзывами, как на сайтах фрилансеров или по оказанию услуг, нет. Основным способом поиска региональных специалистов остается форум «Всероссийское генеалогическое древо». 

В генеалогии можно встретить самых разных людей. Есть те, кто занимается исследованиями давно и является знатоком истории своего региона и всех нюансов, связанных с региональными документами. Бывают и такие, кто, например, занялся своей родословной и решил заодно немного подзаработать. Нужно хорошо изучить человека, к которому вы собираетесь обратиться: как он отвечает на сообщения, нет ли каких-то историй про обман и подлог. 

К частным специалистам, работающим по конкретному архиву, обычно надо обращаться, имея четкое представление о будущем поиске: нужно знать имя, дату и место рождения предка, информацию о котором вы хотите найти. 

Стоимость просмотра документов может сильно отличаться от специалиста к специалисту и от архива к архиву: от 300 рублей до нескольких тысяч в зависимости от объема документа, сложности работы с ним и количества выписок. Сроки зависят от загруженности специалиста, объема работы и правил читального зала. Какие-то дела могут не выдаваться, в каких-то случаях можно записаться на работу с документами всего несколько раз в месяц. В каждом архиве все индивидуально.

Работать с документами самостоятельно (в читальном зале или онлайн).

Это, наверное, самый эмоционально насыщенный способ поисков. Только представьте — вы смотрите документы сами, ощущаете фактуру бумаги, запах, видите, как чернилами написана ваша фамилия.

Но работа в читальном зале требует определенной подготовки. Нужно понимать, что именно вы будете заказывать, что конкретно искать в документах, а также важно уметь читать рукописный текст XIX–XX веков. Еще большие навыки в чтении таких материалов потребуются, если вам удастся продвинуться в XVIII век и уж тем более дойти до документов XVII века, написанных скорописью. Особые умения требуются для чтения метрических книг мусульман (написанных арабской графикой на старотатарском языке) или документов, связанных с лютеранами и написанных, по сути, рукописным готическим шрифтом.

Самостоятельные исследования в читальном зале занимают много времени. Даже если вы живете в том же городе, откуда родом ваши предки, читальные залы архивов не всегда имеют удобное расписание. Во многих случаях, особенно в связи с пандемией COVID-19, надо записываться заранее. Объем документов для заказа также сильно ограничен, поэтому самостоятельная работа даже по одной линии — задача на несколько месяцев, а то и лет. 

Ситуация за последние годы стала проще: всё больше документов архивов доступны онлайн на сайтах архивов или на других сервисах. Это, например, Центральный государственный архив Москвы (ЦГА), Центральный государственный исторический архив Санкт-Петербурга (ЦГИА), архивы Костромской, Вологодской и Тульской областей. Обычно доступ к документам платный, но бывают и исключения. 

Важно понимать, что поиск по архивным документам онлайн —это тот же полистный просмотр, что и в читальном зале, просто дома за компьютером. Дела почти всегда только отсканированы, но никак не индексированы, то есть просто ввести ФИО деда и получить результат не получится, нужно точно так же просматривать страницу за страницей рукописных записей.

Прежде всего записаться и оформить пропуск. Как правило, для этого нужно при первом посещении заполнить анкету на месте, иногда нужна фотография. В анкете указывается тема исследования. Советуем формулировать ее более широко — «История крестьянских семей Тверской губернии по документам XVIII – начала XX веков», либо просто писать «Генеалогия», «История семьи».

Следует иметь в виду, что из-за пандемии COVID-19 возможны ограничения по работе в архивах. Поэтому рекомендуем звонить в архив перед первым посещением и уточнять особенности работы читального зала.

Затем нужно изучить описи тех фондов, в которых хранятся нужные вам документы, и сделать заказ дел в читальный зал. Иногда дела приносят спустя несколько часов, но чаще всего вы заказываете их на следующий день или даже через несколько дней или недель. В некоторых архивах дела можно заказывать заранее по электронной почте.

Для начала дадим две рекомендации:

1. Подготовьтесь к работе: определитесь, что вы ищете, зачем, какие документы будете заказывать и смотреть. Определиться с алгоритмом поисков помогут наши статьи на Familio.media, а уточнить нужные шифры архивных дел поможет фондовый указатель в разделе «Архивные документы».
2. Будьте вежливы с сотрудниками читального зала.  

Общие правила в читальном зале следующие:

1. Обязательно заполняйте лист использования дела.
2. Не выносите дела из читального зала.
3. Не кладите бумагу, на которой вы пишете, на архивный документ.
4. Не делайте никаких пометок в документе.
5. Сдайте дело после того, как закончили с ним работу: оно может быть нужно других исследователям.

Учитывайте возможные ограничения на работу из-за COVID-19. Как правило, работа в читальном зале возможна только по предварительной записи, неполный день, часто нельзя оставлять дела на руках — нужно сразу же сдавать их обратно в хранилище. Обязательно соблюдать дистанцию, работать в маске и перчатках.

Прежде всего выпишите информацию, которую вы нашли. Обязательно при этом укажите архивный шифр и номер листа — потом вы сможете заказать или сделать самостоятельно копию, либо просто вернуться к изучению этого материала.

Рекомендуем до начала работы узнать о правилах копирования в архиве. Во многих архивах самостоятельное копирование платное и проводится в отдельном месте в читальном зале под присмотром сотрудника, в некоторых архивах или для определенных видов документов самостоятельное копирование может быть запрещено. В таком случае нужно сделать платный заказ на копии (ксерокс, черно-белые или сканированные копии или фотографии — в зависимости от возможностей архива).

Если самостоятельное копирование разрешено и вы оформили все необходимые для этого документы, советуем придерживаться следующих рекомендаций:

1. Обязательно фотографируйте обложку дела, чтобы понять, что это такое, и знать архивный шифр этого документа, когда будете разбирать его дома.
2. Сфотографируйте титульный или первый лист документа, чтобы понимать, что это такое.
3. Обязательно фотографируйте лист целиком и убедитесь, что там виден номер листа.
4. Делайте несколько кадров с разных ракурсов (весь лист целиком и конкретно запись о рождении вашего родственника).
5. Если запись из метрической книги — убедитесь, что на этом развороте указан месяц, если ревизская сказка или исповедная ведомость — что видны название деревни и имя помещика. Они могут быть указаны на первом листе документа или на одной из предшествующих страниц.
6. Также полезно фотографировать последний лист документа, там может быть указано общее количество людей в деревне или просто в списке, подпись составителя документа и другая ценная информация.
7. Дома разберите фотографии как можно раньше и переименуйте их в соответствии с архивными шифрами. Например, МК1862_ГАТО_160-1-35341_л1257об. Это поможет хранить информацию системно и легко найти нужный документ.

Теперь, когда вам понятны основы работы, известны детали и нюансы, пора узнать о главных архивах и о том, что же это за загадочные фонды, описи и дела. Об этом читайте в заключительном материале.