Азы поиска. Подготовка к визиту в архив

От редакции:

Статья «Постигаем азы поиска сведений о предках с Familio» на Familio.Media знакомит читателей с основами генеалогического исследования: мотивацией к изучению семейной истории, возможными результатами, методами восстановления родословной и первыми шагами в этом процессе, включая определение мест хранения и АТД. Мы, так же, как и автор, рекомендуем нашему читателю ознакомиться с ней перед чтением данной статьи, так как она является важным введением к посещению архива и помогает освоить базовые принципы поиска сведений о предках.

1. Изучите путеводитель по фондам архива, время работы его читального(ых) зала(ов), правила регистрации, ограничения по заказу дел и стоимость сканирования и копирования на его сайте, ознакомьтесь с особенностями в региональном Телеграм-чате Familio (обычно есть информация об архиве в закрепленном вверху чата посте):
   • С учетом отпускных или праздничных периодов читальный зал может работать не каждый день. Нужно понимать заранее, сколько часов можно будет работать и в каком режиме. Не планируйте поход в последний день перед каникулами, проверкой фондов и т.п. В некоторых архивах в разные периоды, например, приезжим по правилам не удается работать каждый день в читальных залах. У вас должно сформироваться четкое представление о вашем возможном расписании работы по дням с количествами часов.
   • Стоит выписать на лист бумаги все потенциально интересные для ваших поисков фонды, описи и дела: фиксируйте номера, заголовки, года и количество страниц, если прописаны. Определите приоритеты, что вам надо посмотреть обязательно в эту поездку или поход, что хорошо бы посмотреть, а что можно отложить. Статистические и краеведческие данные в первый визит или поездку можно отложить, позднее наверстаете.
   • Если в архиве есть электронный читальный зал (ЭЧЗ) или автоматизированная информационная система (АИС), убедитесь, что дела, которые вы планируете изучать непосредственно в архиве, отсутствуют в отсканированном виде и недоступны онлайн.
   • Заранее определитесь, будете ли вы заказывать сканы или справки о всех представителях фамилии или только о прямых родственниках. Соответственно по составу выявленных дел и их объему вы сможете заложить примерный бюджет на копирование, сканирование либо на самостоятельное фотографирование, если подобное разрешено в конкретном архиве.
   • У некоторых архивов может не быть опубликованного на сайте путеводителя по фондам с пояснением содержания описей. В таком случае рекомендуем заглянуть в региональные чаты Familio. Найдите официальную группу по вашему региону и изучите информацию, особенно в закрепленном «Самом главном посте» ‒ в нем могут содержаться все ключевые подсказки по работе с архивом. Также можно задать вопросы и проконсультироваться с опытными участниками чатов.
   • Кроме того, существуют онлайн-волонтерские проекты, такие как «Великие описи», форум «Всероссийского генеалогического древа» (ВГД) и региональные генеалогические форумы, где можно найти описи архивных документов и воспользоваться поиском по ним.

Если в сети не удастся найти нужную информацию, ознакомиться с описями можно непосредственно в читальном зале архива. Перед визитом рекомендуется уточнить детали ‒ архивисты, возможно, смогут заранее подсказать по электронной почте или телефону, есть ли в нужном фонде что-то конкретное, что поможет прояснить ситуацию.

• Для успешного контакта с архивистом в читальном зале важно:
  а) четко определить территориальную принадлежность интересующего места по справочникам административно-территориального деления (АТД) и к приходу какого села оно относилось;
  б) по персонам расписать известные даты и места жизненных событий, лучше в виде таблицы, чтобы легко формулировать вопрос о годах по метрическим книгам, ревизским сказкам, переписям, исповедным росписям и пр.;
  в) иметь под рукой свой лист с выписанными шифрами фондов, описей и дел.

2. Замерьте вашу скорость просмотра дел ‒ сможете прикинуть, сколько примерно страниц вы будете просматривать за доступное время работы в читальном зале.
   • Попробуйте потренироваться на портале FamilySearch, сервисе Центрального государственного архива города Москвы (ЦГА Москвы) или другом бесплатном ресурсе с метрическими книгами и ревизскими сказками по вашим регионам. Это поможет вам понять, сколько страниц вы сможете просмотреть за определенный промежуток времени. На просмотр бумажных книг стоит добавить  время ‒ смотрятся они медленнее, чем в электронном виде.
   • У каждого своя скорость, соответственно, вы сможете понять, сколько дел примерно будете смотреть за каждый визит, и спланировать работу. Список с приоритетами поможет вам в том случае, если времени хватать не будет или, наоборот, будете смотреть быстрее, чем планировали.
   • Если вы планируете визит в архив с компаньоном, то нужно понимать и его скорость работы с документами, чтобы учесть в плане. Также с ним нужно договориться заранее о едином стиле и формате будущего конспекта.
3. Заблаговременно спишитесь и, при необходимости, дополнительно созвонитесь с сотрудниками читального зала архива, куда планируете визит, чтобы сделать предварительный заказ на пропуск и дела для просмотра. Обсудите вопрос ограничений на количество страниц в заказе, есть ли оно в архиве ‒ в случае, когда вы проездом, вам могут пойти навстречу. Уточните возможность посмотреть ветхое дело, если в описях или отдельных списках на сайте по нужному вам делу проставлена соответствующая отметка: ветхие дела могут совсем не выдавать на руки или же что-то могут выдать в случае незначительных проблем.  Если планируете использовать ноутбук в читальном зале, заранее уточните правила его проноса и использования. В некоторых архивах может потребоваться дополнительное оформление или специальное разрешение.

Например, когда я первый раз в 2013 году ехала из Москвы в ЦГИА СПб, то написала за три недели состав интересующих дел и даты своего пребывания. Четко договорилась с сотрудниками читального зала о времени приезда для получения пропуска и дальнейшей работы с документами. Все в итоге прошло как по нотам.

Имейте в виду, что некоторое время у вас уйдет на оформление заявления и заполнения анкеты, чтобы вам выдали пропуск. Если доступ в архив возможен без предварительной записи, приготовьтесь к очередям. Максимальный ажиотаж бывает в региональных учреждениях с небольшими читальными залами на 10−15 человек. Федеральные архивы более вместительны, но и там иногда нужно ждать.

4. Если вы выезжаете в другой город или иной населенный пункт, то обязательно заранее позаботьтесь о житейских нуждах: жилье, питании, транспорте и личных вещах.
5. Соблюдайте общие правила поведения и график работы в читальном зале:
   • Запрещается входить в зал в верхней одежде, вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки, пластиковые пакеты, зонты.
   • Курить, употреблять продукты питания, напитки следует в специально отведенных местах.
   • Нельзя шуметь и пользоваться мобильным телефоном (вести разговоры) в читальном зале и рабочей зоне сотрудников архива.

• Запрещено выносить дела из читального зала, передавать их кому бы то ни было, оставлять открытыми, незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время, писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.
• Нельзя пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.
• Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания.
• Дела и другие материалы предоставляются посетителям на основании заполненных бланков заказов и выдаются под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.

Продление сроков хранения и использования в читальных залах описей, дел, документов, других материалов согласовывается с сотрудниками читальных залов (кроме уникальных документов), продление сроков использования уникальных и особо ценных документов − с руководством архивов, при необходимости оформляется новый заказ. Сроки повторной выдачи устанавливаются руководством архивов.

---

Внимание! Не заказывайте дело повторно по возможности. Оно страдает от каждого, даже аккуратного пролистывания. Если заказали дело − смотрите, отрабатывайте сразу или откладывайте за собой в читальном зале, но постарайтесь обойтись без повторного заказа.

---

• Необходимо регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений; заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы, характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.).
• После окончания работы при каждом посещении надо сдавать предоставленные описи, дела, печатные издания, пленки сотруднику читального зала.
• Необходимо соблюдать технические требования обращения с оборудованием и пленкой при работе с микрокопиями и документами на специальных и электронных носителях.

6. Взять с собой в поход или поездку в архив:
   • паспорт;
   • необязательный, но желательный атрибут посетителя – письмо от организации, которая направила исследователя;
   • документы, подтверждающие родство с персоной, относительно которой планируете смотреть дела, если с момента их закрытия не прошло 75 лет (по всей цепочке от вас до интересующей персоны);

---

Внимание! Для работы с секретными материалами нужно иметь соответствующий доступ. При этом ознакомление с ними проходит в специально отведенном зале под контролем ответственного сотрудника архива. Это же правило действует, даже если дело частично рассекречено.

---

• деньги;
• очки, если носите;
• смартфон и зарядник к нему;
• свои подготовительные заметки со списком дел и гипотез для проверки;
• блокнот или бумаги для записей или ноутбук с заряженной батареей (если вы привыкли с ним работать и в архиве это разрешено);
• несколько заточенных простых карандашей;

Внимание! Не приходите в архив с чернильными или шариковыми авторучками. Запаситесь карандашами.

---

• матерчатые перчатки или напальчники-наперстки;
• лупу;
• бутылочку воды для питья;
• перекус (яблоко, фитнес-батончик, шоколад или бутерброд);
• шпаргалку со старинными алфавитами и правилами чтения. Неизвестно, насколько «древние» метрические книги и ревизские сказки придется вам смотреть, − а возможно, и архивные документы на других языках.